De belangrijkste criteria die bij het samenstellen van het register werden gevolgd, waren:
1. Bij de verwijzing werd telkens de
jaargang in Romeinse cijfers vermeld, gevolgd door de pagina. Op
opeenvolgende bladzijden voorkomende vermeldingen binnen hetzelfde
lemma werden met een liggend streepje verbonden om de lengte van het
register te beperken, zelfs al betreft het namen uit gescheiden
bijdragen. Om dezelfde reden werden doublures vermeden bij auteurs die
zelf het onderwerp uitmaken van hun eigen bijdrage (bijvoorbeeld in
bronvermeldingen). Auteursbijdragen werden gecursiveerd.
2. In de lijst werden vooral de
eigennamen centraal gesteld. Ook auteurs in de bibliografische lijsten
werden vermeld. Enkele meer algemene begrippen die op diverse plaatsen
uitvoerig en apart behandeld worden (bijvoorbeeld berg, bos), werden
eveneens opgenomen.
3. Vanzelfsprekend veel gebruikte
namen zoals Reynaert en Van den vos Reynaerde werden bewust opgenomen.
Ook de bekende diernamen uit de diverse Reynaertverhalen die in
vertalingen voorkomen werden vermeld (echter niet de door de vertalers
zelf bedachte spelvormen). Steeds terugkerende namen wijzen op het
belang van een bepaalde naam in de Reynaertstudie of de
receptiegeschiedenis. Wie alles samenbrengt dat over Reynaert wordt
vermeld, kan zich een uitgebreid beeld vormen van de felle met de rode
baard door de eeuwen heen. Uit de veelheid van opnames blijkt dat Hulst
wél een Reynaertstad is en Sluis niet. Door bijvoorbeeld de moderne
toponymie uit het register te isoleren, ontstaat een grote kaart van
het land van Reynaert (een soort Reynaerdiaanse “olievlek”).
4. Er werd geopteerd voor één
doorlopende, alfabetische lijst. De nummering is Belgisch, voor
antroponiemen gerangschikt op “De” en “Van”. Er werd alfabetisch
gerangschikt tot de eerste komma, zonder rekening te houden met
spaties.
5. Persoonsnamen van vóór 1500 werden
in de regel op de voornaam gerangschikt. Nu en dan werden ook
zestiende-eeuwers zo geplaatst vanwege de herkenning.
6. Voor de meeste namen werd één
(veelal dominante) schrijfwijze gekozen. Zo werden alle dierennamen
opgenomen, maar slechts in één variant en in één taal. Wie wil weten
hoe de kater in de Reynaertliteratuur wordt afgeschilderd, vindt hem
bij Tibeert. Zowel de Vlaamse varianten Tibert, Tibaert, Tybaert, als
de Franse tegenhanger Tibert komen samen in hetzelfde lemma Tibeert.
7. Sommige lemma’s (vooral met
Reynaert-) werden samengevoegd, zo bijvoorbeeld alle Reynaertroutes,
-lezingen en -toneelvoorstellingen.
8. In de lijst van artikelen werden
geen inleidingen, mededelingen, kronieken (met uitzonderling van de
ex-librisbijdragen), agenda’s of bibliografische opsommingen opgenomen.
Deze gegevens zijn opspoorbaar via het trefwoordenregister.